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[64]決算業務の効率化をはかる方法

[64]決算業務の効率化をはかる方法

経理担当者にとって最も大変な業務のひとつである「決算業務」。決算書の作成が主な内容ですが、法人税や消費税などの計算、申告、納付など、やるべき作業は多岐に渡ります。決算時期には日常の業務に加えて決算業務をこなす必要があるため、担当者の負担を軽減するには、いかに業務を効率化するかが重要です。そこで今回は、決算業務の効率化について、そのメリットや方法について詳しく解説していきます。

決算業務の主な内容

「決算」とは、企業における1年間の収支や支出を計算し、儲けや損失などの数字をまとめて「決算書」として発表することです。一般的に決算は経理が担当することが多く、決算期は経理担当者にとって1年でも最も忙しい時期だと言われています。では、実際に決算期にはどのような業務が発生するのでしょうか。

決算残高の確定

決算日の段階での残高を確定させます。現金や預金、売掛金や借入金、在庫金額などの実際の残高が、帳簿と一致しているかどうかを確認する作業です。また、固定資産に関しては減価償却費を計上して残高を確定します。残高が確定できたら、さらに科目ごとの詳細を作成する「科目明細」や、税金の計算に必要となる「損益項目」の残高も確定させます。

税金の計算

決算残高の確定が済んだら、消費税、法人税、法人県民税、法人市民税、事業税といった税金の計算を行います。

決算書の作成

法令に基づいた書式で「貸借対照表」「損益計算書」「製造原価報告書」といった決算書を作成し、取締役会や監査役、会計事務所などにチェックへ回した後、株主総会に向けて資料を整理して準備をします。上場企業の場合は、決算日から45日以内に決算短信を開示することが適当とされています。

決算業務を効率化することで得られるメリット

決算時には通常の業務に加えて決算業務を行うため、経理担当者は莫大な仕事量をこなすことになります。そこで注目したいのが、「決算業務の効率化」です。効率化を行い、担当者にかかる負担を減らすことによって、オーバーワークによるミスを減らしたり、業務に必要な人員を最低限にして人件費を節約したりと、得られるメリットは大きいと言えるでしょう。

決算業務の効率化をはかる方法

では、具体的にどのようにして決算業務の効率化を実現すればよいのでしょうか。

決算業務を早めに前倒して進める

あらかじめ決められている決算日になってから莫大な業務をこなすことは困難です。決算前から前倒ししてできる分の業務に取り掛かることで、負担を分散することができます。

他の業務との優先順位、進める順番を決める

決算期には通常の業務に加えて決算業務をこなす必要があるため、仕事量は膨大です。抱えている仕事の中で優先順位をつけ、処理していく順番を決めていくことで、業務を効率化しましょう。

社内のチェック体制を構築する

書類の作成からチェックまでをひとりが全て担当することは、効率的にも正確性の面でも好ましくありません。決算期には決算書類を作成する担当者と、作成された書類のチェックをする担当者を分けることで、決算業務にかかる時間を短縮することが可能です。

決算業務管理ツールの導入を検討する

効率化を進める上で検討したいのが会計ソフトなど決算業務管理ツールの導入です。必要事項を入力すると自動で計算をしたり、データから勘定科目を自動で振り分けたりと、決算業務担当者の負担を大幅に減らすことができるでしょう。

決算業務は、会社経営にとって欠かせない重要な業務のひとつです。経理担当者の負担を減らすためにも、上記の内容を参考にして決算業務の効率化を進めていきましょう。

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