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[67]タイムカードの保管期限と効率的な保管方法

[67]タイムカードの保管期限と効率的な保管方法

社員の就業状況を正しく把握するために、タイムカードで勤怠管理を行っている企業は多いと思いますが、タイムカードは法律によって保管期限が決められていることをご存知でしょうか。そこで今回は、企業の労務管理担当者が知っておくべき、タイムカードの保管期限と正しい保管方法について、詳しく解説していきます。

タイムカードの必要性

従業員の就業状況を把握する方法には、タイムカードや出勤簿などの導入がありますが、出勤簿というのはあくまでも従業員の欠勤・出勤を管理するものであって、労働時間を把握することはできません。過労死やうつ病による自殺、残業代の未払いなど、昨今急増している労働問題の多くは、従業員の労働時間を企業側がきちんと把握していないことが原因の一つです。「労働時間の適正な管理」は労働基準法によって定められている企業の義務ですので、出勤時間・退勤時間を記録し労働時間を把握していなければ、その企業は義務違反になってしまいます。それを記録・管理するためにタイムカードが必要になるのです。

タイムカードの保存期間

タイムカードは従業員の労働時間を把握し、給料や残業代を正しく算出するために大切なものです。では、その月の経理処理が済んだタイムカードは処分しても良いのでしょうか。答えはノーです。労働基準法第109条では、労働者名簿、賃金台帳、雇入、解雇、災害補償、賃金、その他労働に関する重要な書類は、企業が「3年間」保存するように定めています。特にタイムカードは労働時間や残業時間などの勤怠管理を把握するための重要な書類ですので、確実に保存しておかなくてはなりません。例えば、従業員が退職した場合であっても、「出勤が完結した日」から起算して3年間保存することが決められていますので、誤って処分してしまわないようにしましょう。

タイムカードの効率的な保管方法

では、実際にタイムカードを保存する場合には、どのようにして保存したら良いのでしょうか。労働時間を管理する方法には、出退勤時間を打刻するタイムカードだけでなく、手書きの帳簿などさまざまな種類がありますが、どのようなものであっても年月に分けて保管しておくことがポイントです。労働基準監督署などの監査が入った場合には、「◯年◯月分を提出してください」と指示されますので、年月ごとに分けて専用の箱やファイルなどで保存するようにしましょう。箱の外側にも何年何月分か記入しておくことで、倉庫などにまとめて保管した場合でも探しやすく便利です。
また、従業員の人数が多く、3年分のタイムカードの保管に必要な場所が確保できない場合には、タイムカードを電子化してPCやCD−ROMなどでデータとして保管するようにしましょう。ただし、データは第三者が内容を書き換えてしまうことも可能ですので、改ざんを防止するためにも改ざんできないPDFなどで保存することも必要です。

労働基準法によって義務付けられているタイムカードの保管。誤って廃棄してしまうことがないように、上記の内容を参考にして正しく管理しておくことが大切です。

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