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[59]病院日誌の必要性と保存期間

[59]病院日誌の必要性と保存期間

病院、診療所(クリニック)などの医療機関において作成される「病院日誌」は、医療法および医療法施行規則20条11号により、作成と一定期間の保存が義務付けられる記録の一つです。病院の規模が大きくなればなるほど、保存する記録の量も膨大になりますが、患者個別に作成されるカルテと同様、厳重な管理体制のもと保存・管理しなければなりません。ここでは、病院日誌の必要性と保存期間、保存方法、廃棄方法について説明します。

病院日誌の必要性

病院日誌は、日々の入退院数や外来患者数、手術件数、食事の提供回数、出勤医師・看護師の数などを明らかにするとともに、法令で定められた基準に従い病院が運営されているかを示す記録として位置付けられています。病院日誌は、医療法第21条等に列挙される「診療に関する諸記録」に含まれており、保健所による医療監査でも適切に作成・保管されているかどうか必ずチェックされます。書式や記録方法(紙・電子媒体)に特別な決まりはなく、病院独自の雛形を用い作成するのが一般的です。万が一、虚偽や改ざんが疑われるような記載が明らかになれば、不適切な運営が成されているものとして厳しく改善を求められます。

病院日誌の保存期間

病院日誌は、医療法施行規則20条11号により2年間の保存が義務付けられています。「わざわざ病院日誌を保管しておかなくても、同じ内容が記載される病棟日誌や当直日誌のみ保管すれば良いのではないだろうか?」といった声も聞かれますが、病棟日誌については別様式にまとめ、法令が定める内容に従い、保管しなければなりません。

病院日誌の保存方法

病院日誌に、患者個人の情報が記載されるのは稀ですが、カルテと同様に、安易に持ち出しや改ざんが行われないよう、安全な倉庫や鍵付きの棚で厳重に保管する必要があります。また、特別な要請があればいつでも開示できるよう、年月日順にきちんと整理・整頓しておくと良いでしょう。最近では、電子データで保存する病院も増えていますが、バックアップデータを別途保管するなど、有事の際にもデータを消失させないよう、万全な体制を整えておくことが大切です。

病院日誌の廃棄方法

保存期間を過ぎた病院日誌は、どのように扱ったら良いでしょうか。いつまでも倉庫に保管したままにしていると、収納スペースを圧迫するだけではなく、必要な資料の取り出しが困難になるため、保存期間を過ぎたら速やかに処分するようにしましょう。処分する際は、シュレッダーを用い確実に細断し、他のゴミと分別した上で処分するのが適切です。また、専門の業者に依頼し、機密文書として溶解や焼却処分する方法もあります。

病院日誌は、適切な病院運営がなされているかどうかを示す大切な記録です。カルテや検査データ等と同様、必要なときにいつでも取り出せるよう管理するとともに、法令で定められる保存期間を過ぎたら、外部に情報が流出することのないよう確実に処分するようにしましょう。

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