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[72]社内で徹底するべき支給PCの持ち出し管理と使用ルール

[72]社内で徹底するべき支給PCの持ち出し管理と使用ルール

ノートPCの魅力は、時間や場所を選ばずに好きなときに利用できること。特にモバイルWi-Fiなどの登場で外出先でもインターネットが使えるようになってからは、営業中のちょっとした隙間時間に日報を書いたり、メールの返信をしたりと、ビジネスマンの働き方はがらりと変わりました。その一方で、ノートPCを社外へ持ち出しすることで、さまざまなリスクが生じるのも事実です。そこで今回は、安全に社外でノートPCを使うための、管理と使用時のルールについて詳しく解説していきます。

ノートPCの持ち出しのリスク

ノートPCは今やビジネスマンにとっての必須アイテムの一つで、社員一人一人に会社からノートPCを1台支給していることが当たり前の時代です。インターネット接続のインフラが整ってきた昨今では、社外にノートPCを持ち出して仕事に使うケースも増えています。その一方で、ノートPCの持ち出しが原因でさまざまなトラブルが発生しているのも事実です。例えば、出張などで新幹線や電車などの公共機関を利用した際にノートPCを置き忘れてしまったり、営業車に置いていたノートPCが盗難被害にあったりというトラブルは実際にあります。また、外出先で無料Wi-Fiに接続したためにウイルスに感染してしまったり、情報が漏洩してしまったりというリスクも常について回るのです。

ノートPC持ち出しはどのようなルールが必要?

こうしたリスクに備えるためには、会社支給のノートPC持ち出しに関して明確なルールを定めることが必要です。では、具体的にどのような内容のルールを作れば良いのでしょうか。

ノートPC内のデータ制限

顧客情報や機密情報に関するデータを保存しないなど、社外に持ち出すノートPCに保存しておくデータは最低限に抑えるルールを作りましょう。

社外持ち出しの報告義務を設ける

ノートPCの社外持ち出しを会社がきちんと管理しておくことは、情報漏洩やウイルス感染などさまざまなリスクを防ぐのにも効果的です。社外に持ち出しをする際には、会社へ報告するように社員へ義務付けましょう。

パスワード設定を義務付ける

ログイン時にIDとパスワードを入力することで、万が一紛失してしまった場合でも第三者にノートPCの中身を見られてしまうリスクを軽減することができます。

セキュリティソフトを入れる

社外に持ち出しするノートPCだけでなく、基本的に仕事で利用するノートPCには全てセキュリティソフトを入れておきましょう。

ノートPCの持ち出しルールを徹底するメリット

ノートPCを持ち出すことで生じるリスクを危惧して、従業員に持ち出しそのものを禁止している企業も少なくありません。とはいえ、社内を離れていることの多い営業職にとっては、ノートPCの持ち出しができないことは大変不便です。持ち出しに関するルールを徹底することで、こうしたリスクに備えながら安心して社外でノートPCを使うことができます。例えば営業先との打ち合わせの議事録を取ったり、クライアントに渡す見積書をすぐに作成したりと、生産性の向上も期待できるでしょうし、それと共に従業員の満足度もアップするはずです。

ノートPCの持ち出しルールは、安全性やセキュリティ性を意識することが大切です。上記の内容を参考にして、支給ノートPCの使用ルールを社内の人たちに徹底し、生産性向上に役立てましょう。

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