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[74]書類の探す時間を減らすなら文書管理から

[74]書類の探す時間を減らすなら文書管理から

会議資料、見積書、請求書、企画書、稟議書など、毎日増えていく膨大な書類をきちんと整理できていますか? 机の上に書類が山積みになっていたり、乱雑にファイリングされたりしていると、仕事の効率が落ちるだけでなく、凡ミスを引き起こしてしまうこともあります。必要な書類を必要なときにサッと取り出せれば、仕事の効率はアップするはずです。そこで今回は、書類探しの時間を減らすための、文書管理のコツを詳しく解説していきます。

書類探しの時間削減の必要性

もうすぐ会議が始まるというのに会議資料が見つからなかったり、お客さんから問い合わせが来ているのに見積書が行方不明だったり……。文書管理の下手な人というのは、一日のうち何度も書類を探すことに時間を費やしています。ある統計によると、書類の整理がきちんとできていない社員が書類を探す時間というのは、年間で実に150時間にも及ぶそうです。このような莫大な時間を書類探しに費やしていることからも、仕事の生産性を上げるためにも書類探しにかかる時間を削減することは、最重要課題だということがわかるでしょう。

文書管理をするメリット

仕事で使う書類をきちんと整理・管理することは、書類探しに費やす時間を削減することはもちろん、書類保管に必要な無駄なスペースを削減することにもつながります。また、重要書類を紛失してしまったり、ミスをしてしまったりというリスクも減らすことができるなど、文書管理によって多くのメリットが得られるのです。

文書管理の方法にはどのようなものがある?

仕事で使っているさまざまな書類は、どのようにして管理すれば良いのでしょうか。まずすべきことは、書類の断捨離。山積みの書類の中には、不要な書類が意外とたくさん含まれているはずです。まずは、必要な書類と使わない書類とを分類し、不要な書類は思い切って処分してしまいましょう。また、パソコンで入力したりスキャンしたりできる書類は、電子化してしまうのも方法のひとつです。あとは用途や種類によって仕分けをして、分類ごとにファイリングをしていきます。ファイリングした書類は、定期的に内容を確認して不要なものを破棄することも大切です。

文書管理と合わせて意識すべき資料の片づけ

不要になった書類を破棄する場合には、シュレッダーなどにかけて情報が外部に漏れないようにする必要があります。また、書類を保管する場所をしっかりと決めておくことも大切です。社内の誰もが見る書類の場合には、「使ったら元の場所に戻す」を徹底しておきましょう。不要な書類の破棄や書類のファイリングは、書類がたまってから行うのではなく、こまめに行うことがポイントです。

仕事ができる人の机というのは常にきちんと整理整頓がされているものです。文書管理がきちんと行われていると、書類を探す時間を削減できるだけでなく、ミスを減らしたり、情報漏洩のリスクを軽減したりということにもつながります。文書管理に苦手意識を持っている人は、上記の内容を参考にして身の回りの書類の整理整頓を始めてみましょう。

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