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[71]会議書類をペーパーレス化してしまうことで起こるデメリット

[71]会議書類をペーパーレス化してしまうことで起こるデメリット

ひと昔前までは、会議を行う際には参加人数分の会議書類を作成・配布するのが当たり前でしたが、オフィスのIT化が進んだ現代では、社員一人一人が自分のノートPCを会議室に持ち込んで、事前に配布された書類ファイルをノートPC上で見ながら会議を進めるスタイルが一般的になりつつあります。そこで今回は、会議書類をペーパーレス化することのメリットとデメリットについて、一緒に学んでいきましょう。

ペーパーレス会議のメリット

これまで参加人数分をコピーして配布していた会議資料の代わりに、電子化された会議資料を従業員がそれぞれのノートPC上で見ながら会議を進めていくのが「ペーパーレス会議」です。どのようなメリットがあるのか具体的に見ていきましょう。

コスト削減

ペーパーレス会議の一番のメリットは、やはりコスト削減が可能だという点です。これまでは参加人数分の会議資料をコピーし、それを製本するという作業が必要でしたが、参加者が多ければ多いほど印刷コストが高くなっていました。また、ペーパーレス化をすることで、大幅にコスト削減ができるだけでなく、準備に伴う担当者の作業負担も減らすことが可能です。

遠隔会議が可能

次々と新しいIT技術が誕生する現代では、会議資料をペーパーレス化することで、本店と離れた場所にある支店がテレビ電話などを介して遠隔会議をすることも可能になりました。遠隔会議中に追加で必要な書類が出た場合も、メールで瞬時に送ることができるため、紙の資料を使った会議よりも効率的です。

紛失防止になる

営業会議などでは、社外に漏れてはいけない内容を取り扱うことも少なくありません。紙の資料を使って機密情報をやりとりすると、万が一紛失をした際に情報漏洩のリスクが高くなってしまいます。ペーパーレス化することによって、こうしたリスクを軽減することができます。

ペーパーレス会議のデメリット

コスト削減や会議資料を準備する負担が減らせるなど、さまざまなメリットのあるペーパーレス会議ですが、その一方でデメリットがあるのも事実です。例えば、電子化された会議資料の場合、ノートPC上でそれを見ながら会議を進めていくため、ちょっとメモを取りたいときでも、資料に直接書き込みをするということができません。また、ノートPCの画面で見るよりも紙面上で見る方が見やすく、情報が頭に入りやすいという側面もあるようです。例えばウイルス対策が万全でなかったり、システム障害が発生したりした場合には、情報漏洩や情報の喪失といったトラブルが発生したり、会議が進まなかったりするリスクもデメリットとして理解しておく必要があるでしょう。

ペーパーレス会議を始める際のポイント

では、実際にペーパーレス会議を始めようと思ったときには、どのようなことに気をつければ良いのでしょうか。例えば、社内にはPCに強い人もいれば、IT全般が苦手だったり、不慣れだったりする人もいるわけですから、そうした人がノートPC上で会議資料をきちんと見ることができるようなサポートも必要でしょう。また、情報漏洩などのリスクをなくすためにも、セキュリティ対策は万全にしておかなくてはいけません。ノートPC上で資料を見る場合であっても、会議の際にはプロジェクターなどを活用して大画面で資料を見られるようにしておくこともおすすめです。

上記で紹介したように、会議書類のペーパーレス化にはメリットだけでなくデメリットもあります。ペーパーレス化を行う場合には、従業員のITリテラシーなどを充分に考慮した上で導入を検討しましょう。

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