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[77]新入社員受け入れ時に集めるべき書類とはお戻し

[77]新入社員受け入れ時に集めるべき書類とはお戻し

新入社員を迎える春は、人事担当者の業務が最も忙しくなる時期でもあります。例えば、新入社員の入社に際しては提出してもらわなくてはいけない書類も多く、それぞれの書類を正しく記入してもらうための説明書を準備したり、提出書類の回収を行ったりする必要があります。あらかじめどのような書類が必要なのか、細かく把握しておくことが大切です。そこで今回は、新入社員の受け入れ時に集めるべき書類について詳しく説明していきます。

内定確定後に企業が用意する書類

書類選考や面接を経て採用者が決定したら、まず企業から内定通知書を発送します。その後、本格的に内定者を受け入れる準備がスタートします。内定確定後に企業から内定者に渡す書類は主にさまざまな約束事に対する同意を得ることが目的となっています。では、実際にどのような書類を用意すれば良いのか詳しく見ていきましょう。

内定誓約書

内定者に対して、「内定を辞退せず決められた期日に必ず入社する」ということを約束してもらうための誓約書です。内定通知書と一緒に送付をして、内定宣誓書に内定者が署名・捺印した上で提出してもらいます。

雇用条件通知書

内定者に対し、就業場所や仕事内容、始業時刻、終業時刻、休憩、休日、給料といった労働条件を細かく明示したもので、労働基準法第15条によって作成が義務づけられている書類です。

雇用契約書

雇用条件通知書とは別に、労働条件に双方が納得・了承したことを明記した書類のことです。雇用契約書は2通作成し、内定者と会社側が両方に署名・捺印をした後、1通を会社保管にしておきます。

機密情報保持誓約書

仕事をする上で知り得た製品情報や社員の個人情報、社内事情といった機密情報を、外部に漏らさないことを誓うための書類です。

新入社員から集める書類にはどのようなものがある?

入社にあたって、新入社員に提出してもらう書類としては、一般的に以下のようなものがあります。書類によっては取り寄せるのに時間を要するものもありますので、早めにどのような書類が必要なのかを内定時に伝えておくようにしましょう。

新卒採用社員に提出してもらう一般的な書類

  • 履歴書……過去3カ月以内に撮影した写真が貼付された自筆の履歴書。
  • 卒業証明書……新卒者の場合には履歴書に書かれた最終学歴の学校を卒業していることを証明するため、卒業証明書を提出してもらいます。
  • 健康診断書……健康であることを保証するため、医師による健康診断を受診してもらいます。
  • 身元保証書……新入社員が仕事をする上で問題ない人物であることを、保証人を立てて保証してもらいます。
  • 年金手帳……厚生年金の加入手続きに必要な「基礎年金番号」を確認するためです。
  • 扶養控除等(移動)申告書……所得税を算出するために必要です。
  • 住民票記載事項証明書……本人の現住所などを証明するための書類です。

中途採用社員にのみ提出してもらう一般的な書類

  • 源泉徴収書……当年に前職での給与所得がある中途採用者のみ提出をしてもらいます。
  • 雇用保険被保険者証……前職のある人のみ提出をしてもらいます。

新入社員のために用意しておくべき書類とは

新入社員が就業をスタートする上で、一般的に準備しておくべき書類は以下の通りです。

出勤簿(タイムカード)

就業時間を管理するためのカードです。企業によっては電子カードキーを渡すケースもあります。

社員手帳

社訓、行動原則、企業理念などを社員に強く意識させるために用意する企業もあるようです。

就業規定

就業時間、休憩時間、休日、社内規定など仕事に関する規定が全て明記された書類です。

コンプライアンスなどの説明書類

会社が独自に設けているコンプライアンスについて詳しく説明しておきます。

名刺

入社後部署が確定してからできるだけ早めに作成します。

健康保険被保険証

入社後に必要書類を提出してもらってから速やかに手続きを行いましょう。

書類を集めた後に徹底したい書類管理

新入社員に提出してもらう書類の多くは、個人情報や機密情報が書かれた重要書類です。中には再発行が難しいものもありますので、誤廃棄や紛失には十分注意して、適切に管理する必要があります。

入社前の書類の送付やその際の対応は、会社の質を表すものでもあります。入社前に新入社員が不安を抱くことがないように、あらかじめしっかりと準備をしてスムーズにやり取りを進めていきましょう。

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