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[76]事務所移転時に注意したい機密書類の管理

[76]事務所移転時に注意したい機密書類の管理

人員の増減や事業の変更などで、現在の事務所から新しい事務所に移転することがあります。企業にとって引越しというのは、備品什器、OA機器、オフィス家具の運搬・設置や各種手続きなど大変な時間と労力を必要とするものです。中でも機密書類の管理については、細心の注意を払わなくてはいけません。事務所移転の混乱の中で重要な機密書類が紛失してしまうことがないように、どのように書類を管理しておくのか、事前に万全の対策を立てておきましょう。

事務所移転の際に起こる機密書類のトラブル

事務所を移転する際には、これまで長年手付かずになっていた部分を思い切って整理できる良い機会です。使わなくなっていた事務用品やオフィス家具などをリサイクル業者に引き取ってもらったり、保管期限を過ぎても放置されてきた古い書類を処分したりする企業も多いのではないでしょうか。不要なものをまとめて処分することで、新事務所の環境をすっきりと整えることができます。ただし、その際に気をつけなくてはいけないのが、機密書類に関するトラブル。例えば、まだ必要な機密書類を誤って廃棄してしまったり、顧客や社員の個人情報を安易に廃棄してしまうことで情報漏洩が発生してしまったりというトラブルの可能性は、ゼロではありません。特に外部の人間が多く出入りする事務所移転時は、こうした機密書類の扱いに十分注意する必要があるのです。

事務所移転時の書類トラブルを防ぐには?

では、実際に事務所を移転する際、機密書類に関するトラブルを防ぐためにはどうしたら良いのでしょうか。主な対策を具体的に見ていきましょう。

廃棄する場合

不要になった書類を廃棄する場合、まずは機密書類とそうでない書類とを分類し、機密書類についてはシュレッダーや溶解処理で適切に処理をすることが大切です。また、機密書類の廃棄を専門にしている業者へ処分を依頼する場合には、信頼のある会社を選ぶようにしましょう。

運搬する場合

転居先の事務所へ運び込む書類は、あらかじめ機密書類とそうでない書類とに分類をしておきましょう。その上で、機密書類に関しては引越し業者のトラックに積み込むのではなく、社内の人間が責任を持って運ぶようにすることが大切です。

事務所移転を書類の仕分けに時間を割かないためには?

事務所を移転するとなると、さまざまな手続きや準備が必要になります。慌ただしさの中で、機密書類の扱いがいい加減になってしまわないためにも、移転予定の数カ月前から余裕を持って、書類の仕分け作業や管理のルールを設けておくことが大切です。あらかじめ機密書類とそうでない書類とが分類されていれば、事務所移転時にもスムーズに管理や運搬、廃棄ができるでしょう。

機密書類の紛失や情報漏洩は企業にとって大きな損失となり得るものです。上記の内容を参考にして、事務所移転の際の機密書類の扱いについて、あらかじめしっかりとシミュレーションしておきましょう。

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